software de gestión documental Fundamentals Explained
software de gestión documental Fundamentals Explained
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Repositorio de documentos/archivos. Los sistemas de gestión documental sirven como repositorio central para todos los documentos importantes de la organización.
Regulate de versiones: garantiza un seguimiento preciso de los cambios realizados en los documentos, manteniendo un historial detallado y evitando conflictos de versiones.
La desventaja principal es que dependes de tus proveedores para mantener el sistema en funcionamiento. Si el proveedor tiene un problema con su centro de datos, podría resultar imposible el acceso a los documentos. Si la conexión a Web de tu empresa falla, tampoco podrás recuperar esos documentos.
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La seguridad de la información es una preocupación primordial para cualquier organización. Un DMS proporciona múltiples capas de seguridad para proteger los documentos sensibles:
Optimización de Costes: Permite una gestión eficiente de costes al combinar los beneficios de pago por uso de la nube con las inversiones en infraestructura neighborhood para datos esenciales.
Según una encuesta realizada por Perforce, el 81% de los trabajadores de oficina ha trabajado alguna vez en la versión incorrecta de un documento. Teniendo en cuenta que un documento realizado por un grupo de trabajo puede ser modificado infinidad de veces, controlar las diferentes versiones puede resultar complicado.
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Los flujos de trabajo que son buenos candidatos para optimizar, son los que suelen contener numerosas tareas y pasos recurrentes que pueden definirse fácilmente.
La identificación de cuellos de botella se simplifica considerablemente gracias a que cada flujo de trabajo muestra el estado de cada documento, utilizando tableros Kanban y un código de colores personalizado.
Permitir que las empresas ingresen dentro del mundo de la transformación electronic y tengan un ahorro de costes sizeable. En este caso, un eficiente sistema de gestión documental permite digitalizar todos los documentos.
Repositorios Centralizados: Los documentos se almacenan en un repositorio centralizado que facilita su acceso y gestión.
Regulate de versiones: mantiene un historial detallado de los cambios realizados en los documentos, asegurando la trazabilidad y evitando conflictos de edición.
Con su enfoque en la productividad y la accesibilidad, OnlyOffice permite gestionar archivos de manera eficiente tanto en la nube como en servidores Gestión Documental locales.